Bertelsmann ist eine der größten Verlagsgruppen der Welt mit Hauptsitz in Deutschland. Die BertelsmannUnternehmensbereiche, zu denen die RTL Group, Penguin Random House, Arvato, Gruner + Jahr und BMG gehören, produzieren marktführendes Fernsehen, Bücher, Zeitschriften, Musik, Dienstleistungen, Print und Bildung. Mit Hunderten von Tochtergesellschaften und 117.000 Mitarbeitern in 50 Ländern ist Bertelsmann ein globales Unternehmen.

Eine sich wandelnde Medienlandschaft verknüpft mit Datenschutz als neue Herausforderung

Bertelsmann steht vor allem für Entrepreneurship und Kreativität, eine Kombination, die nach eigenen Angaben große Inhalte und innovative Servicelösungen fördert. Diesem Mantra treu geblieben, haben die Bertelsmann-Verlage im letzten Jahrzehnt ihre Strategie strategisch von einem traditionellen Print- und TV-Fokus zu einem Multichannel- und Digital Content Distributionsmodell weiterentwickelt. Neben traditionellen Büchern, Zeitschriften und Fernsehsendungen bieten die Marken des Unternehmens E-Books, Online-Magazine und digitale Plattformen an, um Shows on Demand zu sehen. Im stetigen Wandel der Medienbranche nutzt Bertelsmann seine Grundprinzipien Entrepreneurship und Kreativität für Wachstum.

Während beispielsweise die größte Bertelsmann-Tochter RTL Group traditionell ein Rundfunkunternehmen ist, ist sie mit ihren verschiedenen digitalen Plattformen das führende europäische Medienunternehmen für Online-Video. “Wenn Kunden Inhalte von ihren Laptops und Smartphones aus betrachten, wollen sie sicher sein, dass wir ihre Daten so verwenden, wie wir es versprochen haben”, sagt Sebastian Schlender, SVP und Data Privacy Officer (DPO) von Bertelsmann.

Durch diesen Wandel habe Bertelsmann eine digitalere Beziehung zu seinen Kunden, erklärte Schlender. “Wir haben Zugang zu personenbezogenen Daten, und wir müssen sie in einer Weise verarbeiten, die allen Datenschutzbestimmungen, einschließlich der DSGVO, entsprechen.”

Diese digitalen Inhalte und damit auch die digitalen Nutzerinformationen sind ein wesentlicher Wachstumstreiber für den Bertelsmann-Konzern, so dass die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen der Schlüssel zum Vertrauen zwischen den Verlagen und ihren Nutzern ist.

Eine einheitliche Datenschutzstrategie für alle globalen Tochtergesellschaften

Vor der DSGVO hat das Datenschutzteam des Bertelsmann-Konzerns seine Datenschutzstrategien für den deutschen Markt gestaltet. Sein Team hatte Schwierigkeiten, Mehrwertdienstleistungen für ausländische Tochtergesellschaften zu erbringen, da die Vorschriften von Land zu Land unterschiedlich waren.

“Das hat sich mit der DSGVO natürlich geändert”, sagte Schlender. Die DSGVO gilt nicht für ein einzelnes Gebiet oder Land, sie wirkt sich auf alle Organisationen aus, die die Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Bertelsmann entwickelte allerdings eine Datenschutzstrategie, die alle Tochtergesellschaften umsetzen können.

Die Bertelsmann-Unternehmenszentrale beschloss, zentrale Datenschutzdienstleistungen für seine Tochtergesellschaften zu erbringen. Da die DSGVO-Interpretation jedoch auch von den lokalen und nationalen Datenbehörden abhängt, musste eine einheitliche Umsetzung flexibel auf die lokalen Bedürfnisse abgestimmt werden.

“Das ist einer der Hauptgründe, warum wir uns für OneTrust entschieden haben”, sagt Schlender. “Das Tool gibt den Tochtergesellschaften die Möglichkeit, zentralisierte, vordefinierte Dokumentationen und Richtlinien zu verwenden und sich leicht an ihre lokalen Bedürfnisse anzupassen. Wir nutzen OneTrust, damit unsere Tochtergesellschaften nicht bei Null anfangen müssen. Wir bieten ihnen eine Ausgangsbasis und die Flexibilität, das, was wir liefern, an deren lokalen Bedürfnisse angepasst wird.”

Eine Unternehmenslösung für ein globales Datenschutzprogramm

Bertelsmann entschied sich für OneTrust, um einen zentralen Datenschutzmanagement-Service anzubieten, der lokal angepasst und modifiziert werden kann. Schlender nutzt den auf Rollen basierten Zugriff von OneTrust, um detaillierten Zugriff auf bestimmte DPOs von Tochtergesellschaften zu erteilen. Dies bedeutet, dass der entsprechende DPO Bewertungen und Dokumentationen für ihre Organisation verwalten kann, ohne auf die OneTrust Instanz einer anderen Abteilung zu zugreifen oder zu ändern.

Schlender ermutigt die DPOs der Tochtergesellschaften, OneTrust zu nutzen, um bei der Erfassung der Verarbeitung über Unternehmensgrenzen hinweg zu helfen. “Es ist nicht die Aufgabe des Data Protection Officer, die gesamte Dokumentation zu erledigen”, sagte er. “Es ist die Aufgabe der Geschäftsinhaber.” OneTrust unterstützt die DPOs der Tochtergesellschaften beim Versand der Dokumentenverarbeitung an verschiedene Unternehmensgruppen, wie z.B. HR oder IT. “Das Tool gibt uns und den lokalen Tochtergesellschaften die Möglichkeit, die Dokumentationslast auf andere Kollegen innerhalb ihrer Tochtergesellschaften zu übertragen.”

Schlender und die DPOs in der gesamten Organisation haben festgestellt, dass die Einhaltung der DSGVO ein fortlaufender Prozess ist, und die Datenschutzbehörden weiterhin neue Leitlinien und Publikationen veröffentlichen werden. Da Datenschutzprogramme komplex sind und sich ständig weiterentwickeln, hilft die Nutzung der OneTrust Datenschutzmanagementlösung Bertelsmann, mit den laufenden regulatorischen Änderungen Schritt zu halten und im Datenschutzvorfälle direkt zu melden.

“Die Verwendung eines anerkannten Tools wie OneTrust anstelle einer manuellen, Excel-basierten Lösung ist wirklich hilfreich”, sagt Schlender. “Wir können belegen, dass wir eine anpassbare Struktur, vordefinierte Rollen, vordefinierte Dokumentation und Berichte im Tool haben.”

Blick in die Zukunft auf ePrivacy und darüber hinaus

Jetzt, da DSGVO in Kraft getreten ist, schauen Schlender und sein Team auf weitere globale Bestimmungen, die sich auf sein Datenschutzprogramm auswirken werden. Schlender und sein Team, wie bereits viele Verleger, diskutieren über die Auswirkungen der bevorstehenden ePrivacy-Verordnung auf sein Unternehmen. Er untersucht Opt-in- versus Optout-Modelle für Online-Tracking-Technologien wie Cookies und erforscht Tools und Lösungen wie OneTrust, um bei der Erhebung und Aufzeichnung der Einwilligungen der Benutzer zu helfen.

“Wir sind dem Datenschutz verpflichtet”, so Schlender abschließend. “Wir haben eine lange Tradition im Datenschutz und wissen, dass dies entscheidend ist, um das Vertrauen unserer B2C- und B2B-Kunden zu gewinnen und zu erhalten.”