OneTrust für ISO 27701

Die ISO 27701 umfasst eine Roadmap zur Ermittlung der internen und externen Angelegenheiten, die sich auf den Datenschutz auswirken könnten (einschließlich der Berücksichtigung der Interessen Dritter), um den Anwendungsbereich und Kontext zu bestimmen. Anschließend erfolgt die Erstellung der entsprechenden Richtlinien und Verfahren. Verwenden Sie die PIMS-Planungsvorlage nach ISO 27701 in OneTrust unterstützend für PIMS-Entscheidungen gemäß Abschnitt 5 der Norm ISO 27701, einschließlich der Bewertung Ihres Unternehmens und seines Kontexts, des Verständnisses der Bedürfnisse und Erwartungen von Beteiligten, der Bestimmung des Anwendungsbereichs des PIMS, der Identifizierung von Führungsrollen und -verantwortlichkeiten, der Festlegung und Verfolgung von Zielen, der Definition von Risikokriterien und mehr.

Gemäß Klausel 5.5 der ISO 27701 müssen Mitarbeiter und Auftragnehmer auf die Datenschutzrichtlinie des Unternehmens, ihre individuellen Beiträge, Rollen und Verantwortlichkeiten im PIMS und die Folgen einer Nichterfüllung der Anforderungen aufmerksam gemacht werden. Darüber hinaus schreibt Anhang A/B vor, dass alle Mitarbeiter und Auftragnehmer Schulungen zum Thema Datenschutz erhalten und dass die geltenden Richtlinien und Verfahren regelmäßig aktualisiert werden. OneTrust Schulungsvorlagen, wie etwa die Vorlage „Datenschutz- und Sicherheitstraining – Quiz und Bestätigung“, können Ihnen dabei helfen, die Effektivität von Sensibilisierungstrainings zu testen und Mitarbeiterbescheinigungen für Nutzungsrichtlinien oder Dokumente zur Mitarbeiterverantwortung aufzuzeichnen.

In den Anhängen A.7.2.8 und B.8.2.6 wird empfohlen, dass Unternehmen festlegen, welche Aufzeichnungen zur Erfüllung ihrer Verarbeitungspflichten erforderlich sind, und dass sie diese Aufzeichnungen pflegen und aufbewahren. Unternehmen sollten eine Bestandsaufnahme oder eine detaillierte Liste aller von ihnen ausgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung personenbezogener Daten erstellen und pflegen. Mit OneTrust können Sie Verzeichnisse von Assets und Lieferanten Ihres Unternehmens, der damit verbundenen Risiken und deren Eigentümer innerhalb des Unternehmens erstellen und verwalten. Erfassen Sie in einem Verarbeitungsverzeichnis Informationen über den Zweck, die Art und den Prozess, durch die personenbezogene Daten erhoben, verwendet, gespeichert und übertragen werden. Erstellen Sie darüber hinaus Visualisierungen und Datenfluss- und -herkunftsdiagramme als Tools für eine einfachere Analyse und Kommunikation mit Führungskräften.

Gemäß Klausel 6.12.1.2 sollten Unternehmen spezifische Bedingungen in ihre Verträge mit den Unterauftragnehmern aufnehmen. Klausel 7.2.6 legt fest, dass Verträge zwischen dem Unternehmen und einem Auftragsverarbeiter für personenbezogene Daten die Umsetzung der entsprechenden Kontrollen in Anhang B erfordern sollten. Klausel 7.5 empfiehlt, dass Unternehmen die anwendbare Grundlage für die internationale Übermittlung personenbezogener Daten festlegen und dokumentieren. Nutzen Sie OneTrust Vendorpedia, unsere Software für das Risikomanagement von Drittparteien, um den Lebenszyklus des Lieferantenmanagements zu automatisieren – vom Onboarding bis zum Offboarding – und so die ISO 27701-Zertifizierung zu erlangen und aufrechtzuerhalten.

In Anhang A.7.3 ist aufgeführt, dass Einzelpersonen angemessene Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt werden sollten. Ein Unternehmen sollte seine Verpflichtungen gegenüber Einzelpersonen gemäß den gesetzlichen und geschäftlichen Anforderungen festlegen, dokumentieren und einhalten. OneTrust bietet eine standardisierte Methode zur Entgegennahme von Anfragen und deren Verwaltung in einem zentralisierten System. Darüber hinaus können Sie ein Webformular einrichten, das Ihrem Unternehmensbranding entspricht und mit der Datenschutzseite Ihres Unternehmens verlinkt ist, so dass Sie die Möglichkeit haben, eine Benachrichtigung über eine eingereichte Anfrage zu erhalten, die Identität zu überprüfen und automatisch eine Fristverlängerung zu beantragen, wenn eine Frist abläuft.